Tabela jako podstawowa forma organizacji danych Microsoft Access
Tabela jest podstawowym obiektem bazy danych służącym do przechowywania informacji. Jest zbiorem danych dotyczących jednego określonego tematu. Dzięki oddzieleniu różnych tematów w tabelach, eliminuje duplikowanie danych co czyni przechowywanie danych bardziej efektywnym i eliminuje błędy wprowadzania danych.
Tabele organizują dane w kolumnach (zwanych polami) i w wierszach (zwanych rekordami).
Wszystkie pozostałe obiekty bazy danych umożliwiają wykonywanie różnego rodzaju zadań z jedną tabelą lub wieloma. Baza danych programu Access może zawierać tysiące tabel, a liczba rekordów w każdej tabeli jest ograniczona przede wszystkim ilością wolnego miejsca na dysku.
W najprostszym przypadku baza danych jest komputerowym odpowiednikiem zorganizowanej listy informacji. Zazwyczaj informacje te dotyczą jednego tematu lub mają jedno zastosowanie, jak na przykład lista pracowników:
Taka lista jest rozmieszczana w kolumnach i wierszach tabeli. Każda kolumna (pole) służy do przechowywania określonego typu informacji dotyczących pracownika: imienia, nazwiska, daty zatrudnienia i tak dalej. Każdy wiersz (rekord) zawiera informacje o innym pracowniku.Gdyby baza danych umożliwiała tylko przechowywanie informacji w tabeli, nie byłaby bardziej użyteczna niż lista zapisana na papierze. W bazie danych informacje są jednak przechowywane w formacie elektronicznym, dzięki czemu można przetwarzać je i wykorzystywać na wiele sposobów.
Dla przykładu można wziąć książkę telefoniczną. W książce telefonicznej można zlokalizować osobę lub firmę z danego miasta, gdyż zawarte w niej informacje są zorganizowane w zrozumiały sposób. Aby skontaktować się z osobą mieszkającą poza miastem, można udać się do biblioteki publicznej i skorzystać ze zbioru książek telefonicznych, w którym prawdopodobnie znajdują się książki telefoniczne wszystkich głównych miast w kraju. Jeśli jednak potrzebne są numery telefonów wszystkich osób w kraju, które mają określone nazwisko, albo numer telefonu sąsiada babci, użyteczność takich książek telefonicznych jest niewielka, gdyż zawarte w nich informacje nie są zorganizowane w sposób umożliwiający ich łatwe znajdowanie.
Przechowywanie w bazie danych informacji opublikowanych w książce telefonicznej umożliwia znaczne zmniejszenie zajmowanego przez nie miejsca, zmniejszenie kosztu ich reprodukcji i dystrybucji, a także — po odpowiednim zaprojektowaniu bazy danych — pobieranie z niej informacji na wiele sposobów. Największą zaletą bazy danych nie jest możliwość przechowywania informacji, lecz możliwość szybkiego pobierania z niej dokładnie takich informacji, jakie są potrzebne użytkownikowi.
Projektowanie tabeli w Microsoft Access
Pierwszym krokiem w procesie tworzenia nowych tabel jest określenie pól kluczowych, które powodują, że każdy rekord w tabeli jest niepowtarzalny.
Pola są podstawowymi elementami tabeli. Bardzo ważne są trafne nazwy pól, krótko i jasno określające ich zawartość. W nowej tabeli dodajemy pola przez zmianę nazw domyślnych na nazwy własne. Program Microsoft Access usuwa wszystkie kolumny, które nie zostały wykorzystane, natychmiast po zapisaniu nowej tabeli.
Po nadaniu polom nazw wprowadzamy nowe dane do arkusza. Program tworzy odpowiedni typ danych i format wyświetlania dla wprowadzanych danych. Typ danych określa rodzaj wprowadzanych danych w polu, natomiast format wyświetlania określa sposób, w jaki dane są wyświetlane i drukowane.
Tworzenie tabeli w Microsoft Access 2007
1. Klikamy w "Tworzenie",
2. Wybieramy "Projekt tabeli",
3. Tworzymy projekt,
4. Ustalamy Klucz podstawowy,
5. Zapisujemy tabele i ją zamykamy.
